A vállalkozókat mindig szorítja az idő. Ez az ötödik legnagyobb kihívás 21%-kal, és könnyű belátni, hogy miért.
Egy vállalkozás működtetése többféle szakértelmet és tevékenységet igényel a vállalkozás minden területén. Egy kisvállalatnál lehet, hogy reggel Ön a vezérigazgató, aki meghatározza a stratégiát és a hajó hosszú távú irányvonalát. Napközben termékfejlesztő vagy, aki a legújabb termékkínálat értékesítési számait vizsgálja. Délután Ön veszi fel a kapcsolatot az ügyfelekkel, később pedig a bérszámfejtést és a juttatásokat kezeli.
Folyamatosan szembe kell állítania a hosszú távú célokat, például a stratégia megvalósítását a rövid távú célokkal, például a bérszámfejtéssel. Ha mindehhez hozzávegyíti az üzleti élet megszakító jellegét – telefonhívások, e-mailek és konferenciák, hogy csak hármat említsünk -, nem meglepő, hogy az idő az egyik legfontosabb üzleti árucikk.
Megoldás: Aktív időgazdálkodási megoldások
Fontosak az aktív időgazdálkodási megoldások. Először is, ismerje meg az elsődleges üzleti céljait. A céljainak SMART-nak kell lenniük:
Specific (Konkrét)
Measurable (Mérhető)
Attractive (Vonzó)
Realistic (Reális)
Time-based (Időalapúak)
Másodszor, rangsorolja a feladatokat úgy, hogy összekapcsolja őket a céljaival. A tennivalók listája hasznos módszer a rangsorolásra. Jegyezzen fel mindent, amit meg kell tennie. (Nagyon fontos egyébként, hogy ezek írásos formában legyenek. Ne csak a fejedben vezesd a listákat). Ezután a vállalati célok szempontjából való fontosságuk és aszerint, hogy mennyi idő alatt kell elvégeznie őket, ossza be őket prioritásként.
A hosszú távú célokat bontsa konkrét feladatokra, és rendeljen hozzájuk időkeretet. Ha például a következő negyedév elejéig fel kell vennie egy új alkalmazottat, az egyes lépések lehetnek például a munkaköri leírás megírása, az állás meghirdetése, az önéletrajzok átnézése, a háttérellenőrzés elvégzése, több ember meginterjúvolása és a választás. Határozzon meg egy reális időt az egyes feladatok elvégzésére.
A teendők listáját prioritás szerint dolgozza végig. Vigyük át az el nem végzett feladatokat, és ne stresszeljen, ha vannak el nem végzett feladatok. Lesznek el nem végzett feladatok; ez az üzleti élet természetéhez tartozik.
Harmadszor, néhány hét elteltével elemezze az időgazdálkodását a teendőlisták segítségével.
Vannak olyan feladatok, amelyeket következetesen nem végeznek el? Ha igen, fontolja meg a megfelelő megoldásokat. Lehet, hogy egyes feladatokat át kell adnia a meglévő alkalmazottaknak, vagy új munkatársakat kell felvennie. Lehet, hogy bizonyos területeken, például az adózás vagy a kreatív munka, például a marketing vagy a reklám területén vállalkozókat kell alkalmaznia. Ha az el nem végzett területek automatizálhatók, például a bérszámfejtés vagy az új alkalmazottak felvétele, fontolja meg ezek automatizálását. Ez még a jövőbeli üzleti növekedést is segítheti, és új üzleti ötleteket és üzleti meglátásokat generálhat.
Megoldás: Foglaljon időt csak magának
A problémák az állandó megszakításokból erednek? Vegye szokássá, hogy egyértelműen csak magának foglaljon le egy kis időt. Ez lehet a reggeli első órák vagy a késő esti órák; amelyik a legjobban megfelel az időbeosztásának. Erősítse meg a megszakítások hiányát. Ne válaszoljon e-mailekre vagy sms-ekre. Ne vegye fel a telefont. Ne tartson rögtönzött vezetői-munkatársi megbeszélést.
Őszintén szólva, ha következetesen nem jut el bizonyos feladatokhoz, mérje fel, hogy szükségesek-e azok. Szeretett volna például új irodai helyszíneket megnézni vagy új berendezéseket vásárolni, de úgy tűnik, sosem tudta összeszedni a szükséges időt? Gondolkodjon el azon, hogy ezeket az év lassabb időszakaiban vállalja fel.
Végezetül értékelje, hogy a lehető leghatékonyabban végzi-e a tevékenységeket. Az online tennivalólisták például sokkal gyorsabban átdolgozhatók, mint a kézzel készítettek. Az összes alkalmazottnak küldött e-mail üzenetek eredményesebbek, mint az egyéni tájékoztató beszélgetések. Amikor csak lehetséges, egyszerűsítse és rendszerezze tevékenységeit.