Ha egy cég növekszik, az elkerülhetetlenül a feladatok megsokszorozódásával is jár. Nagyszerű érzés, ha érzed, hogy szükség van arra, amit csináltok, és jók is vagytok benne – de egyszerre több projektet vinni nem a legkönnyebb feladat. Cikkünkben bemutatjuk, hogyan kezelhetitek a projekteket káoszmentesen!
Minden projekt csak fix alapokon kivitelezhető
A legelső lépés ehhez az, hogy pontosan megértsd a projekt várható életciklusát. Ennek ugyanis négy alapvető szakasza van, melyek mindegyikét behatóan kell ismerned a sikerhez. A TeamCollab projektkezelő szoftverével akár 12%-kal pontosabbá teheted a projektbecsléseiteket – így a kockázatokat és a nyereséget is világosabban láthatod. De melyek is pontosan a projekt életciklusának a fázisai?
1. Elképzelés
A projektcélok meghatározása, az ötletgyűjtés és a projekt megvalósíthatósága (feasability) ennek a szakasznak a központi témái. Az érdekeltek (stakeholderek) minél pontosabb bevonása elengedhetetlen ahhoz, hogy később ne legyenek kommunikációs félreértések.
2. Tervezés
Ez a fázis már a projektterv elkészítésének az ideje. A projektterv három részből áll: a kockázatkezelési tervből, az időtervből, valamint az eszközök és az erőforrások meghatározásáról.
3. Végrehajtás
A puding és a terveink próbája is az “evés” – jelen esetben a terv végrehajtása. Az ehhez kapcsolódó feladatok delegálásához, valamint a projekt monitorozásához egy feladatkezelő szoftver is nagy segítségünkre lehet. Mindeközben nem feledkezhetünk el a folyamatos kommunikációról az érintettekkel és az érdekeltekkel is.
4. Ellenőrzés és lezárás
A projekt kivitelezése után nem marad más hátra, minthogy megvizsgáljuk annak sikerességét. A teljesítmény értékelését analitikai eszközökkel és mérőszámokkal, valamint egy pontos dokumentációval tehetjük meg. Utóbbiban a projekt tanulságait és eredményeit is rögzítsük. Végül pedig fejezzük ki köszönetünket csapatunknak és értékeljük a teljesítményüket a hivatalos lezárás előtt.
A prioritások, a kockázatelemzés és a kommunikáció fontossága
Ha a tervezési részt már átlátjuk, következhet az értékelés metodikájának a megtervezése. A megtérülés, azaz ROI alapú értékelés mellett az erőforrás-igényeket, valamint az időkeretet is fontos pontosan meghatároznunk.
Amennyiben mindezzel megvagyunk, következhet is a kockázatkezelési és a kommunikációs terv létrehozása. A kockázatkezelést meg kell előznie egy kockázatelemzésnek, hogy ne érjenek váratlanul senkit az esetlegesen felmerülő akadályok. Ezután következhet a megfelelő megelőző intézkedések és reagáló stratégiák felvázolása, a technológiai támogatás, valamint a rendszeres ellenőrzések és feedback-gyűjtések mikéntjének megtervezése.
Mindezek mellett pedig a kommunikációs tervet is jól ki kell dolgoznunk. A célcsoportok azonosítása után az általuk leggyakrabban használt kommunikációs csatornák feltérképezése elengedhetetlen. Emellett a célnak legmegfelelőbb technológiák (projektmenedzsment szoftverek, digitális táblák stb.) kiválasztása, a csapattól való feedback-gyűjtés és a stakeholderek folyamatos tájékoztatása is a feladatunk lesz majd. Az ún. nyitott kapuk politikája ösztönzőleg hathat a stakeholderekre és kollégáinkra is, hogy meg merjék osztani kérdéseiket vagy aggodalmaikat. Az érdekelteknek küldendő jelentések rendszerességét is határozzuk meg előre, hogy fenntartsuk bizalmukat cégünkben.
Rugalmasság, erőforrás-tervezés és értékelés
A körülmények változásától azonban nem szabad megrettennünk. Egy agilis megközelítéssel, következetes döntések meghozatalával képesek lehetünk mindenre annyira gyorsan reagálni, amennyire az adott helyzet megkívánja. A projekt zökkenőmentessége érdekében alkalmazzunk sztenderdizált projektmenedzsment eszközöket és folyamatokat, ellenőrzőpontokat és mérföldköveket, valamint készítsünk retrospektív értékeléseket! Az automatizált jelentésekkel (melyeket a projektmenedzsment szoftverekkel könnyen elkészíthetünk) pedig folyamatosan up-to-date tarthatjuk a stakeholdereket.
Az erőforrások felmérését és beosztása pedig minden projekt sikerének az alapja. A legkönnyebben ezt a két feladatot egy erőforrás-mátrixszal oldhatjuk meg: ezáltal láthatjuk, hogy hogyan és mikor osztjuk majd be őket. A lehető legjobb kihasználtságukat pedig erőforrás-auditokkal garantálhatjuk. Mindennek nagyobb a jelentősége, mint elsőre gondolnánk. Azzal, hogy minden feladathoz azt a kollégát, szakembert rendeljük, akinek az a szakterülete/abban a legjobb, a kimagasló minőséget garantálhatjuk. Azzal pedig, hogy tervszerűen osztjuk be az emberi, időbeli és anyagi erőforrásainkat, a kivitelezés költséghatékonyságát és gyorsaságát. Minderre szintén találunk már erőforrás-menedzsment, illetve kapacitástervezésre kialakított szoftvereket a piacon.
A folyamatos fejlődés és a csapatunk motiválása érdekében pedig fontos a projekt végén megvizsgálnunk, hogyan is sikerült a tervek végrehajtása. Mi alakult jól, és mi az, ami mehetett volna jobban is? A retrospektív ülések, a kérdőívek és felmérések révén mélyebb rálátásunk nyílhat arra, milyen eredménnyel is zártuk a projektet. Ez történhet informálisan vagy formálisan, a cégstruktúránktól és a projekttől függően. Végül pedig létrehozhatunk egy tudásbázist a tapasztaltakból, sőt: bátoríthatjuk csapatunkat továbbképzésekre is a téma kapcsán. Akár magunk is szervezhetünk egyet házon belül.
Azzal, hogy összegzed a tapasztalatokat, és lezárjátok, akár meg is ünneplitek a csapattal a projekt eredményes zárását, a jövőbeni sikereitekhez, céged továbbfejlődéséhez is hozzájárulhatsz. A megfelelő eszközök és módszerek által pedig nem jelent többé kihívást akár több projekt párhuzamos, stresszmentes és produktív kezelése sem!